Datenschutzerklärung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
1. Verantwortliche Stelle
MILA Buchhaltungsservice UG (haftungsbeschränkt)
Lockhauserstraße 166, 32052 Herford
Vertreten durch Melanie Ilk
Email: info@mila-buchhaltungsservice.de
Telefon: +49 5221 1714530
2. Hosting und Server-Logfiles
Diese Website wird über STRATO gehostet. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Server-Logfiles verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Datei, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und übertragene Datenmenge gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb unserer Website.
3. Kontaktaufnahme per Email oder Telefon
Wenn Sie uns per Email oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, zum Beispiel Name, Kontaktdaten, Unternehmen, Anliegen und Kommunikationsinhalte. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragsdurchführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Mandatsanbahnung und Mandatsdurchführung
Im Rahmen einer Anfrage, eines Erstgesprächs oder eines Mandats können wir personenbezogene Daten verarbeiten, die für Buchhaltungs-, Lohn-, Dokumenten-, Verwaltungs- und Kommunikationsprozesse erforderlich sind. Hierzu können insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Abrechnungsdaten, Mitarbeiterdaten, Lohnunterlagen, Belege, Geschäftsvorfälle und sonstige zur Leistungserbringung bereitgestellte Unterlagen gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vorbereitung und Durchführung des Mandatsverhältnisses, zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, zur Kommunikation mit Ihnen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
5. Digitale Zusammenarbeit
Je nach vereinbartem Leistungsumfang können digitale Strukturen wie Kundenportal, Cloud-Ordner, SharePoint, DATEV-Schnittstellen oder vergleichbare Systeme genutzt werden. Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, nur erforderliche, vollständige und richtige Unterlagen bereitzustellen und Zugangsdaten vertraulich zu behandeln.
Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Auftraggebers verarbeiten, wird bei Bedarf eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
6. Online-Terminbuchung über Microsoft Bookings
Für die Online-Terminbuchung nutzen wir Microsoft Bookings innerhalb von Microsoft 365. Wenn Sie die Buchungsseite aufrufen oder einen Termin buchen, können personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, gewünschter Termin, Anliegen und Kommunikationsinhalte verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Terminvereinbarung, zur Durchführung des kostenlosen Erstgesprächs und zur vorvertraglichen Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Buchungsseite ist per iFrame in diese Website eingebunden; dabei können Daten an Microsoft übertragen werden.
7. Keine Analyse- oder Tracking-Tools
Wir nutzen keine Google-Dienste, keine externen Analysewerkzeuge und kein Tracking zu Werbezwecken. Externe technische Inhalte werden nur eingebunden, soweit dies für die Darstellung der Website oder die Online-Terminbuchung erforderlich ist.
8. Empfänger von Daten
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Durchführung des Mandats, zur Zusammenarbeit mit von Ihnen benannten Stellen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung erforderlich ist. In Betracht kommen insbesondere Hostinganbieter, IT-Dienstleister, von Ihnen benannte Steuerberater, Rechtsberater, Behörden oder sonstige beteiligte Stellen.
9. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
10. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
11. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen.
Privacy Policy
The protection of your personal data is important to us. We process personal data only in accordance with the statutory provisions, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR).
1. Controller
MILA Buchhaltungsservice UG (limited liability)
Lockhauserstraße 166, 32052 Herford, Germany
Represented by Melanie Ilk
Email: info@mila-buchhaltungsservice.de
Phone: +49 5221 1714530
2. Hosting and server log files
This website is hosted via STRATO. When the website is accessed, technically necessary server log files are processed. This may include the IP address, date and time of access, requested file, browser type, operating system, referrer URL and transferred data volume.
The processing is carried out to provide the website securely, stably and without errors. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest lies in the secure operation of our website.
3. Contact by email or telephone
If you contact us by email or telephone, we process the data you provide, such as name, contact details, company, request and communication content. The processing is carried out to handle your enquiry, to take pre-contractual steps or to perform a contract. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR and, where necessary, Art. 6(1)(f) GDPR.
4. Mandate initiation and performance
In connection with an enquiry, initial consultation or mandate, we may process personal data necessary for bookkeeping, payroll, document, administrative and communication processes. This may include master data, contact data, contract data, billing data, employee data, payroll documents, receipts, business transactions and other documents provided for the performance of our services.
The processing is carried out to prepare and perform the mandate relationship, to fulfil contractual obligations, to communicate with you and to comply with statutory retention and documentation obligations. The legal basis is in particular Art. 6(1)(b) GDPR and, where legal obligations exist, Art. 6(1)(c) GDPR.
5. Digital cooperation
Depending on the agreed scope of services, digital structures such as a customer portal, cloud folders, SharePoint, DATEV interfaces or comparable systems may be used. The client is responsible for providing only necessary, complete and correct documents and for treating access data confidentially.
Where we process personal data on behalf of a client, a separate data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR will be concluded where required.
6. Online appointment booking via Microsoft Bookings
For online appointment booking, we use Microsoft Bookings within Microsoft 365. When you access the booking page or book an appointment, personal data such as your name, email address, phone number, company, requested appointment, enquiry and communication content may be processed.
The processing is carried out to arrange appointments, conduct the free initial consultation and handle pre-contractual communication. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR and, where necessary, Art. 6(1)(f) GDPR. The booking page is embedded in this website via iFrame; data may be transmitted to Microsoft in this context.
7. No analytics or tracking tools
We do not use Google services, external analytics tools or advertising tracking. External technical content is embedded only insofar as this is necessary for displaying the website or providing online appointment booking.
8. Recipients of data
Personal data is only disclosed where this is necessary to handle your enquiry, perform the mandate, cooperate with parties designated by you, comply with legal obligations or on the basis of your consent. Possible recipients include hosting providers, IT service providers, tax advisers designated by you, legal advisers, authorities or other parties involved.
9. Storage period
Personal data is stored only for as long as necessary for the respective purposes. Statutory retention periods remain unaffected.
10. Your rights
Subject to the statutory requirements, you have the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and objection to certain processing activities. Where processing is based on consent, you may withdraw that consent at any time with effect for the future. You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.
11. Data security
We take appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, misuse and unauthorised access.
سياسة الخصوصية
حماية بياناتكم الشخصية أمر مهم بالنسبة لنا. نقوم بمعالجة البيانات الشخصية فقط وفقاً للأحكام القانونية، ولا سيما اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).
1. الجهة المسؤولة
MILA Buchhaltungsservice UG (مسؤولية محدودة)
Lockhauserstraße 166، 32052 Herford، ألمانيا
ممثلةً بمديرتها ميلاني إلك
البريد الإلكتروني: info@mila-buchhaltungsservice.de
الهاتف: +49 5221 1714530
2. الاستضافة وملفات سجل الخادم
تتم استضافة هذا الموقع عبر STRATO. عند زيارة الموقع تتم معالجة ملفات سجل الخادم الضرورية تقنياً. وقد تشمل هذه البيانات عنوان IP، تاريخ ووقت الزيارة، الملف المطلوب، نوع المتصفح، نظام التشغيل، عنوان الصفحة المحيلة وكمية البيانات المنقولة.
تتم المعالجة من أجل توفير الموقع بشكل آمن ومستقر وخالٍ من الأخطاء. الأساس القانوني هو المادة 6 الفقرة 1 حرف f من GDPR، ومصلحتنا المشروعة هي التشغيل الآمن للموقع.
3. التواصل عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف
عند التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف، نقوم بمعالجة البيانات التي تقدمونها، مثل الاسم وبيانات الاتصال والشركة وموضوع الطلب ومحتوى المراسلة. تتم المعالجة للرد على طلبكم أو لاتخاذ إجراءات قبل التعاقد أو لتنفيذ العقد. الأساس القانوني هو المادة 6 الفقرة 1 حرف b من GDPR، وعند الحاجة المادة 6 الفقرة 1 حرف f من GDPR.
4. بدء العلاقة التعاقدية وتنفيذها
في إطار الاستفسار أو الاستشارة الأولية أو تنفيذ التعاقد، قد نقوم بمعالجة بيانات شخصية ضرورية لعمليات المحاسبة والرواتب والمستندات والإدارة والتواصل. وقد تشمل ذلك البيانات الأساسية وبيانات الاتصال وبيانات العقود والفواتير وبيانات الموظفين ومستندات الرواتب والإيصالات والعمليات التجارية والمستندات الأخرى المقدمة لتنفيذ الخدمات.
تتم المعالجة للتحضير للعلاقة التعاقدية وتنفيذها، وللوفاء بالالتزامات التعاقدية، وللتواصل معكم، وكذلك للوفاء بواجبات الحفظ والإثبات القانونية. الأساس القانوني هو بشكل خاص المادة 6 الفقرة 1 حرف b من GDPR، وعند وجود التزامات قانونية المادة 6 الفقرة 1 حرف c من GDPR.
5. التعاون الرقمي
بحسب نطاق الخدمات المتفق عليه، يمكن استخدام هياكل رقمية مثل بوابة العملاء أو مجلدات سحابية أو SharePoint أو واجهات DATEV أو أنظمة مشابهة. يتحمل العميل مسؤولية تقديم المستندات الضرورية والكاملة والصحيحة فقط، والتعامل بسرية مع بيانات الدخول.
إذا قمنا بمعالجة بيانات شخصية نيابة عن العميل، يتم عند الحاجة إبرام اتفاقية معالجة بيانات وفقاً للمادة 28 من GDPR.
6. الحجز الإلكتروني للمواعيد عبر Microsoft Bookings
نستخدم لخدمة حجز المواعيد عبر الإنترنت Microsoft Bookings ضمن Microsoft 365. عند فتح صفحة الحجز أو حجز موعد، يمكن معالجة بيانات شخصية مثل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والشركة والموعد المطلوب وموضوع الطلب ومحتوى المراسلة.
تتم المعالجة من أجل تنظيم الموعد وإجراء الاستشارة الأولية المجانية والتواصل قبل التعاقد. الأساس القانوني هو المادة 6 الفقرة 1 حرف b من GDPR، وعند الحاجة المادة 6 الفقرة 1 حرف f من GDPR. صفحة الحجز مدمجة في هذا الموقع عبر iFrame؛ وفي هذا السياق يمكن نقل بيانات إلى Microsoft.
7. عدم استخدام أدوات تحليل أو تتبع
لا نستخدم خدمات Google ولا أدوات تحليل خارجية ولا تتبعاً لأغراض إعلانية. يتم تضمين المحتوى التقني الخارجي فقط بقدر ما يكون ذلك ضرورياً لعرض الموقع أو توفير خدمة حجز المواعيد عبر الإنترنت.
8. مستلمو البيانات
لا يتم نقل البيانات الشخصية إلا إذا كان ذلك ضرورياً لمعالجة طلبكم أو تنفيذ التعاقد أو التعاون مع الجهات التي تحددونها أو للوفاء بالتزامات قانونية أو بناءً على موافقتكم. ويمكن أن يشمل ذلك مزودي الاستضافة وخدمات تكنولوجيا المعلومات ومستشاري الضرائب أو المحامين الذين تحددونهم والسلطات أو جهات أخرى مشاركة.
9. مدة التخزين
يتم تخزين البيانات الشخصية فقط طالما كان ذلك ضرورياً للأغراض المعنية. ولا تتأثر فترات الحفظ القانونية بذلك.
10. حقوقكم
وفقاً للأحكام القانونية، لكم الحق في الحصول على المعلومات والتصحيح والحذف وتقييد المعالجة ونقل البيانات والاعتراض على بعض عمليات المعالجة. إذا كانت المعالجة مبنية على موافقة، يمكنكم سحب هذه الموافقة في أي وقت للمستقبل. كما يحق لكم تقديم شكوى إلى سلطة رقابة مختصة بحماية البيانات.
11. أمن البيانات
نتخذ تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة لحماية البيانات الشخصية من الفقدان أو سوء الاستخدام أو الوصول غير المصرح به.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Diese AGB gelten für laufende kaufmännische Dienstleistungen der MILA Buchhaltungsservice UG (haftungsbeschränkt), insbesondere in den Bereichen Buchhaltungsservice, Lohn & Gehalt, Digitalisierung, Belegorganisation und kaufmännische Entlastung. Maßgeblich ist stets der individuell abgeschlossene Mandats- oder Dienstleistungsvertrag.
1. Leistungsrahmen
Wir unterstützen Auftraggeber bei laufenden Buchhaltungs-, Lohn-, Dokumenten- und Verwaltungsprozessen. Die konkreten Leistungen richten sich nach dem gewählten Leistungspaket, den zusätzlich vereinbarten Zusatzmodulen und dem tatsächlich angefallenen Leistungsumfang.
Unsere Leistungen werden ausschließlich im gesetzlich zulässigen Umfang erbracht. Die Hilfeleistung in Steuersachen beschränkt sich insbesondere auf die nach § 6 Nr. 3 und Nr. 4 StBerG zulässigen Tätigkeiten, insbesondere das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, laufende Lohnabrechnungen und das Fertigen laufender Lohnsteuer-Anmeldungen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Nicht Gegenstand unserer Leistungen sind insbesondere steuerliche Beratung, Rechtsberatung, Jahresabschlüsse, Gewinnermittlungen, Steuererklärungen, steuerliche Gestaltungsberatung, Prüfung steuerlicher Sachverhalte, Vertretung gegenüber Finanzbehörden oder Gerichten sowie individuelle rechtliche Vertragsprüfung. Solche Leistungen sind durch Steuerberater, Rechtsanwälte oder sonst befugte Berufsträger zu erbringen.
2. Leistungspakete und Zusatzmodule
Der monatliche Leistungsumfang richtet sich nach dem ausgewählten Paket Basic, Business oder Premium. Zusätzlich können variable Zusatzmodule vereinbart oder nach tatsächlichem Anfall berechnet werden, insbesondere Buchungsposten, aktive Lohnkonten, Zahlungsvorbereitungen, Vertrags- oder Personaldokumente, erweitertes Reporting, zusätzliche Abstimmungen oder Sonderaufwand.
Die monatlichen Grundpakete enthalten folgende Inklusivmengen: Basic bis zu 100 Buchungsposten, Business bis zu 250 Buchungsposten und Premium bis zu 500 Buchungsposten pro Kalendermonat. Für jeden Buchungsposten, der die im gewählten Paket enthaltene monatliche Inklusivmenge überschreitet, wird ein variabler Zuschlag von 1,00 € netto je zusätzlichem Buchungsposten berechnet.
Als Buchungsposten gilt jede im Buchungsprogramm dokumentierte und durch MILA tatsächlich bearbeitete oder fachlich geprüfte Buchung. Korrekturen aufgrund eigener Bearbeitungsfehler und rein technische Systembuchungen ohne Bearbeitungsaufwand werden nicht zusätzlich berechnet.
Überschreitet der tatsächliche Leistungsumfang den Rahmen des gewählten Grundpakets, können die hierfür vorgesehenen Zusatzmodule nach dem vereinbarten Preiskonzept zusätzlich berechnet werden. Leistungen außerhalb des vereinbarten Leistungs- und Rechtsrahmens werden nur nach gesonderter Vereinbarung erbracht.
3. Digitale Zusammenarbeit
Je nach Paket stellen wir digitale Upload- und Ablagestrukturen zur Verfügung, etwa Kundenportal, SharePoint, Cloud-Ordner, DATEV-Schnittstellen oder vergleichbare Systeme. Der Auftraggeber ist verpflichtet, bereitgestellte Zugänge sorgfältig zu nutzen, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und Unterlagen vollständig, lesbar und rechtzeitig hochzuladen.
Umfangreiche Änderungen an Ordnerstrukturen, Benutzerrechten, Workflows, Automatisierungen, Datenmigrationen oder Sonderanpassungen sind nicht automatisch enthalten und können nach Aufwand oder gesondertem Angebot berechnet werden.
4. Mitwirkungs- und Prüfungspflichten
Der Auftraggeber stellt alle zur Leistungserbringung erforderlichen Unterlagen, Informationen, Zugangsdaten und Rückmeldungen vollständig, richtig, lesbar und rechtzeitig bereit. Sofern nichts anderes vereinbart ist, gilt die Einreichung aller vollständigen Unterlagen bis spätestens zum 5. Kalendertag des Folgemonats als rechtzeitig. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, gilt der folgende Geschäftstag.
Bei verspäteter, unvollständiger oder fehlerhafter Einreichung kann eine fristgerechte Bearbeitung, Auswertung oder Übermittlung nicht gewährleistet werden. Hieraus entstehender Mehraufwand kann gesondert berechnet werden. Der Auftraggeber prüft bereitgestellte Arbeitsergebnisse unverzüglich auf Vollständigkeit und Plausibilität; Einwendungen sollen innerhalb von 14 Tagen nach Bereitstellung in Textform mitgeteilt werden.
5. Lohn & Gehalt
Das Zusatzmodul Lohn & Gehalt umfasst die monatliche Lohnvorbereitung und Erstellung laufender Lohnabrechnungen auf Basis der vom Auftraggeber bereitgestellten Daten. Sonderfälle wie Ein- und Austritte, Korrekturabrechnungen, Rückrechnungen, Bescheinigungen, Pfändungen, Baulohn, Reisekosten, Sonderzahlungen oder vergleichbare Zusatzaufwände sind nur enthalten, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde; andernfalls können sie gesondert berechnet werden.
6. Zahlungsverkehrsvorbereitung
Die Zahlungsverkehrsvorbereitung umfasst ausschließlich die strukturierte Vorbereitung offener Zahlungen auf Basis vorliegender Rechnungen und Zahlungsinformationen. Freigabe, Autorisierung und Ausführung der Zahlungen erfolgen ausschließlich durch den Auftraggeber. Wir übernehmen keine Verfügungsgewalt über Bankkonten und führen keine Zahlungen eigenständig aus, sofern dies nicht ausdrücklich gesondert und rechtlich zulässig vereinbart wurde.
7. Vertragsvorbereitung und Personalunterlagen
Wir unterstützen bei der administrativen Vorbereitung von Vertrags- und Personalunterlagen auf Basis bereitgestellter Informationen, Muster und Vorlagen. Diese Leistung umfasst keine individuelle Rechtsberatung, keine rechtliche Prüfung von Vertragsinhalten und keine Erstellung individueller Vertragsklauseln nach rechtlicher Bewertung des Einzelfalls. Die finale Prüfung, Freigabe und Verwendung erfolgt durch den Auftraggeber oder durch entsprechend befugte rechtliche Beratung.
8. Vergütung und Zahlungsbedingungen
Die Vergütung richtet sich nach dem gewählten Leistungspaket sowie nach zusätzlich vereinbarten oder tatsächlich angefallenen variablen Zusatzmodulen. Alle Preise verstehen sich, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben, netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
Monatliche Grundpakete, Portalpauschalen und gebuchte Zusatzleistungen werden monatlich berechnet. Variable Zusatzmodule werden nach tatsächlichem Anfall abgerechnet. Rechnungen sind innerhalb von 7 Kalendertagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Bei Zahlungsverzug können weitere Leistungen bis zum Ausgleich offener Forderungen zurückgehalten werden, soweit dem keine zwingenden gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen.
Preisänderungen bleiben mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen zum Monatsende vorbehalten. Widerspricht der Auftraggeber der Preisänderung, steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisänderung zu.
9. Vertraulichkeit und Datenschutz
Wir behandeln Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich. Die Pflicht zur Vertraulichkeit besteht auch nach Beendigung der Zusammenarbeit fort. Soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, schließen die Parteien bei Bedarf eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Auftraggeber bleibt für die Rechtmäßigkeit der übermittelten Daten und Dokumente verantwortlich.
10. Haftung
Wir haften nach den gesetzlichen Vorschriften für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit bleibt unberührt.
Für Fehler, Verzögerungen oder Schäden, die auf unvollständigen, verspäteten, unrichtigen oder nicht lesbaren Unterlagen, Informationen oder Freigaben des Auftraggebers beruhen, übernehmen wir keine Haftung.
11. Laufzeit und Kündigung
Sofern nicht ausdrücklich eine feste Laufzeit vereinbart wird, wird das Vertragsverhältnis auf unbestimmte Zeit geschlossen. Beide Parteien können den Vertrag mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende in Textform kündigen. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
12. Unterlagen und Datenrückgabe
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses stellen wir die vom Auftraggeber überlassenen Unterlagen sowie die für die jeweilige Buchhaltung oder Lohnabrechnung vorhandenen elektronischen Daten in geeigneter Form zur Verfügung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Zurückbehaltungsrechte entgegenstehen.
13. Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht. Sofern beide Parteien Kaufleute sind, ist Gerichtsstand der Geschäftssitz der MILA Buchhaltungsservice UG (haftungsbeschränkt). Sollte eine Bestimmung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
General Terms and Conditions (GTC)
These GTC apply to ongoing commercial services provided by MILA Buchhaltungsservice UG (limited liability), in particular bookkeeping services, payroll, digitalisation, document organisation and commercial relief. The individually concluded mandate or service agreement is always decisive.
1. Scope of services
We support clients with ongoing bookkeeping, payroll, document and administrative processes. The specific services depend on the selected service package, additionally agreed modules and the actual scope of work incurred.
Our services are provided only within the legally permitted scope. Assistance in tax matters is limited in particular to activities permitted under § 6 No. 3 and No. 4 of the German Tax Consultancy Act (StBerG), especially posting current business transactions, ongoing payroll accounting and preparing ongoing payroll tax registrations, provided the statutory requirements are met.
Our services do not include tax advice, legal advice, annual financial statements, profit determinations, tax returns, tax structuring advice, review of tax matters, representation before tax authorities or courts, or individual legal contract review. Such services must be provided by tax advisers, lawyers or other authorised professionals.
2. Service packages and additional modules
The monthly scope of services is based on the selected Basic, Business or Premium package. Variable additional modules may also be agreed or charged according to actual use, in particular booking items, active payroll accounts, payment preparations, contract or personnel documents, extended reporting, additional reconciliations or special effort.
The monthly basic packages include the following quantities: Basic up to 100 booking entries, Business up to 250 booking entries and Premium up to 500 booking entries per calendar month. A variable surcharge of €1.00 net is charged for each booking entry exceeding the monthly quantity included in the selected package.
A booking entry means each booking documented in the bookkeeping software and actually processed or professionally reviewed by MILA. Corrections resulting from MILA's own processing errors and purely technical system entries requiring no processing effort are not charged additionally.
If the actual scope of work exceeds the selected basic package, the additional modules provided for this purpose may be charged according to the agreed pricing concept. Services outside the agreed service and legal framework are only provided by separate agreement.
3. Digital cooperation
Depending on the package, we provide digital upload and filing structures, such as a customer portal, SharePoint, cloud folders, DATEV interfaces or comparable systems. The client must use access credentials carefully, keep login details confidential and upload documents completely, legibly and on time.
Extensive changes to folder structures, user rights, workflows, automations, data migrations or special adjustments are not automatically included and may be charged on a time basis or under a separate offer.
4. Cooperation and review duties
The client provides all documents, information, access data and feedback required for the services completely, correctly, legibly and on time. Unless otherwise agreed, documents are deemed submitted on time if all complete documents are received by the 5th calendar day of the following month. If this day falls on a weekend or public holiday, the following business day applies.
If documents are late, incomplete or incorrect, timely processing, evaluation or transmission cannot be guaranteed. Additional effort may be charged separately. The client must review all work results promptly for completeness and plausibility; objections should be submitted in text form within 14 days after provision.
5. Payroll
The Payroll module includes monthly payroll preparation and ongoing payroll accounting based on data provided by the client. Special cases such as entries and exits, correction runs, retroactive calculations, certificates, garnishments, construction payroll, travel expenses, special payments or comparable additional effort are included only if expressly agreed; otherwise they may be charged separately.
6. Payment preparation
Payment preparation covers only the structured preparation of open payments based on available invoices and payment information. Approval, authorisation and execution of payments are carried out exclusively by the client. We do not have authority over bank accounts and do not execute payments independently unless this has been expressly and lawfully agreed separately.
7. Contract preparation and personnel documents
We support the administrative preparation of contract and personnel documents based on information, samples and templates provided. This service does not include individual legal advice, legal review of contract content or drafting of individual contractual clauses based on a legal assessment of the specific case. Final review, approval and use are carried out by the client or by appropriately authorised legal counsel.
8. Fees and payment terms
Fees are based on the selected service package and on additionally agreed or actually incurred variable modules. Unless expressly stated otherwise, all prices are net amounts plus statutory VAT.
Monthly basic packages, portal fees and booked additional services are billed monthly. Variable modules are billed according to actual occurrence. Unless otherwise agreed, invoices are due without deduction within 7 calendar days from the invoice date. In the event of default, further services may be withheld until outstanding claims are settled, unless mandatory statutory provisions prevent this.
Price changes are reserved with a notice period of 6 weeks to the end of the month. If the client objects to the price change, both parties have a special termination right as of the effective date of the price change.
9. Confidentiality and data protection
We treat business and trade secrets confidentially. The confidentiality obligation continues after the end of the cooperation. Where personal data is processed on behalf of the client, the parties conclude a separate data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR where required. The client remains responsible for the lawfulness of the data and documents transmitted.
10. Liability
We are liable in accordance with statutory provisions for intent and gross negligence. In the case of simple negligence, we are liable only for breaches of essential contractual obligations and limited to the typical, foreseeable damage. Liability for injury to life, body or health remains unaffected.
We accept no liability for errors, delays or damages resulting from incomplete, late, incorrect or illegible documents, information or approvals provided by the client.
11. Term and termination
Unless a fixed term is expressly agreed, the contractual relationship is concluded for an indefinite period. Either party may terminate the contract in text form with 4 weeks' notice to the end of the month. The right to terminate without notice for good cause remains unaffected.
12. Documents and data return
After termination of the contractual relationship, we provide the documents supplied by the client and the electronic data available for the respective bookkeeping or payroll accounting in a suitable form, unless statutory retention rights or rights of retention prevent this.
13. Final provisions
German law applies. If both parties are merchants, the place of jurisdiction is the registered office of MILA Buchhaltungsservice UG (limited liability). If any provision is or becomes invalid in whole or in part, the validity of the remaining provisions remains unaffected.
الشروط والأحكام العامة
تنطبق هذه الشروط والأحكام على الخدمات التجارية الجارية التي تقدمها MILA Buchhaltungsservice UG (مسؤولية محدودة)، ولا سيما خدمات المحاسبة والرواتب والرقمنة وتنظيم المستندات والدعم الإداري. ويظل عقد التكليف أو عقد الخدمات الفردي المبرم هو الأساس الحاسم في كل حالة.
1. نطاق الخدمات
ندعم العملاء في العمليات الجارية للمحاسبة والرواتب والمستندات والإدارة. وتحدد الخدمات الفعلية بحسب الباقة المختارة والوحدات الإضافية المتفق عليها ونطاق العمل الفعلي.
نقدم خدماتنا فقط في النطاق المسموح به قانوناً. يقتصر الدعم في المسائل الضريبية بشكل خاص على الأنشطة المسموح بها وفقاً للمادة § 6 رقم 3 ورقم 4 من قانون مستشاري الضرائب الألماني (StBerG)، ولا سيما قيد العمليات التجارية الجارية، وإعداد الرواتب الجارية، وإعداد إقرارات ضريبة الأجور الجارية، طالما توافرت الشروط القانونية.
لا تشمل خدماتنا الاستشارات الضريبية أو القانونية أو إعداد القوائم السنوية أو تحديد الأرباح أو الإقرارات الضريبية أو التخطيط الضريبي أو فحص الوقائع الضريبية أو التمثيل أمام السلطات الضريبية أو المحاكم أو المراجعة القانونية الفردية للعقود. يجب تقديم هذه الخدمات من قبل مستشاري ضرائب أو محامين أو مهنيين مخولين قانوناً.
2. الباقات والوحدات الإضافية
يعتمد نطاق الخدمات الشهري على الباقة المختارة Basic أو Business أو Premium. كما يمكن الاتفاق على وحدات إضافية متغيرة أو احتسابها بحسب الاستخدام الفعلي، مثل قيود المحاسبة أو حسابات الرواتب النشطة أو تجهيز المدفوعات أو مستندات العقود والموظفين أو التقارير الموسعة أو التسويات الإضافية أو الجهد الخاص.
تشمل الباقات الأساسية الشهرية الكميات التالية: حتى 100 قيد محاسبي في باقة Basic، وحتى 250 قيداً محاسبياً في باقة Business، وحتى 500 قيد محاسبي في باقة Premium لكل شهر تقويمي. ويتم احتساب إضافة متغيرة قدرها 1,00 € صافي عن كل قيد محاسبي يتجاوز الكمية الشهرية المشمولة في الباقة المختارة.
يُقصد بالقيد المحاسبي كل قيد موثق في برنامج المحاسبة وتمت معالجته فعلياً أو مراجعته مهنياً من قبل MILA. ولا تُحتسب بشكل إضافي التصحيحات الناتجة عن أخطاء المعالجة الخاصة بـ MILA، ولا القيود التقنية البحتة التي لا تتطلب أي جهد في المعالجة.
إذا تجاوز نطاق العمل الفعلي حدود الباقة الأساسية المختارة، يمكن احتساب الوحدات الإضافية المخصصة لذلك وفقاً لنظام الأسعار المتفق عليه. ولا يتم تقديم خدمات خارج نطاق الخدمة والإطار القانوني المتفق عليه إلا باتفاق منفصل.
3. التعاون الرقمي
بحسب الباقة نوفر هياكل رقمية للرفع والأرشفة، مثل بوابة العملاء أو SharePoint أو مجلدات سحابية أو واجهات DATEV أو أنظمة مشابهة. يلتزم العميل باستخدام بيانات الدخول بعناية، والحفاظ على سريتها، ورفع المستندات بشكل كامل ومقروء وفي الوقت المناسب.
التغييرات الواسعة في هياكل المجلدات أو حقوق المستخدمين أو سير العمل أو الأتمتة أو ترحيل البيانات أو التعديلات الخاصة ليست مشمولة تلقائياً، ويمكن احتسابها بحسب الوقت أو وفق عرض منفصل.
4. واجبات التعاون والمراجعة
يقدم العميل جميع المستندات والمعلومات وبيانات الدخول والردود اللازمة لتنفيذ الخدمات بشكل كامل وصحيح ومقروء وفي الوقت المناسب. ما لم يتم الاتفاق على خلاف ذلك، تعتبر المستندات مقدمة في الوقت المناسب إذا تم استلامها كاملةً حتى اليوم الخامس من الشهر التالي. إذا صادف هذا اليوم عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة رسمية، فيسري يوم العمل التالي.
في حال التأخير أو النقص أو الخطأ في تقديم المستندات لا يمكن ضمان المعالجة أو التقييم أو الإرسال في الموعد. وقد يتم احتساب الجهد الإضافي بشكل منفصل. يجب على العميل مراجعة نتائج العمل المقدمة فوراً من حيث الاكتمال والمعقولية؛ وينبغي إرسال الاعتراضات كتابةً خلال 14 يوماً من تاريخ الإتاحة.
5. الرواتب والأجور
تشمل وحدة الرواتب والأجور التحضير الشهري للرواتب وإعداد كشوف الرواتب الجارية بناءً على البيانات المقدمة من العميل. الحالات الخاصة مثل دخول وخروج الموظفين، التصحيحات، الحسابات بأثر رجعي، الشهادات، الحجوزات، رواتب قطاع البناء، مصاريف السفر، المدفوعات الخاصة أو الجهود الإضافية المماثلة لا تكون مشمولة إلا إذا تم الاتفاق عليها صراحة؛ وإلا يمكن احتسابها بشكل منفصل.
6. تجهيز المدفوعات
يشمل تجهيز المدفوعات فقط التحضير المنظم للمدفوعات المفتوحة بناءً على الفواتير ومعلومات الدفع المتوفرة. الموافقة والتفويض وتنفيذ المدفوعات تتم حصراً من قبل العميل. لا نملك أي سلطة تصرف على الحسابات البنكية ولا ننفذ المدفوعات بشكل مستقل إلا إذا تم الاتفاق على ذلك صراحة وبشكل قانوني منفصل.
7. تحضير العقود ومستندات الموظفين
ندعم التحضير الإداري للعقود ومستندات الموظفين بناءً على المعلومات والنماذج والقوالب المقدمة. لا تشمل هذه الخدمة استشارة قانونية فردية أو مراجعة قانونية لمحتوى العقود أو صياغة بنود تعاقدية فردية بناءً على تقييم قانوني للحالة. تتم المراجعة النهائية والموافقة والاستخدام من قبل العميل أو من قبل استشارة قانونية مخولة.
8. الأتعاب وشروط الدفع
تحدد الأتعاب بناءً على الباقة المختارة والوحدات الإضافية المتفق عليها أو المتكبدة فعلياً. جميع الأسعار، ما لم يذكر خلاف ذلك صراحة، صافية بالإضافة إلى ضريبة القيمة المضافة القانونية.
تتم فوترة الباقات الشهرية الأساسية ورسوم البوابة والخدمات الإضافية المحجوزة شهرياً. وتتم فوترة الوحدات المتغيرة حسب وقوعها الفعلي. ما لم يتم الاتفاق على خلاف ذلك، تستحق الفواتير خلال 7 أيام تقويمية من تاريخ الفاتورة دون خصم. في حال التأخر في السداد، يجوز تعليق تقديم خدمات أخرى حتى تسوية المطالبات المفتوحة، طالما لا توجد أحكام قانونية ملزمة تمنع ذلك.
نحتفظ بالحق في تعديل الأسعار بإشعار مدته 6 أسابيع لنهاية الشهر. إذا اعترض العميل على تعديل السعر، يكون للطرفين حق خاص في الإنهاء عند بدء سريان تعديل السعر.
9. السرية وحماية البيانات
نتعامل بسرية مع الأسرار التجارية والتشغيلية. ويستمر واجب السرية بعد انتهاء التعاون. إذا تمت معالجة بيانات شخصية نيابة عن العميل، يبرم الطرفان عند الحاجة اتفاقية معالجة بيانات منفصلة وفقاً للمادة 28 من GDPR. ويظل العميل مسؤولاً عن قانونية البيانات والمستندات المرسلة.
10. المسؤولية
نكون مسؤولين وفقاً للأحكام القانونية في حالات القصد والإهمال الجسيم. وفي حالة الإهمال البسيط، نكون مسؤولين فقط عند خرق الالتزامات التعاقدية الأساسية وبحدود الضرر النموذجي المتوقع. ولا تتأثر المسؤولية عن الأضرار الناتجة عن إصابة الحياة أو الجسد أو الصحة.
لا نتحمل أي مسؤولية عن الأخطاء أو التأخيرات أو الأضرار التي تنتج عن مستندات أو معلومات أو موافقات غير كاملة أو متأخرة أو غير صحيحة أو غير مقروءة يقدمها العميل.
11. مدة العقد والإنهاء
ما لم يتم الاتفاق صراحة على مدة محددة، يتم إبرام العلاقة التعاقدية لمدة غير محددة. يجوز لكل طرف إنهاء العقد كتابةً أو بصيغة نصية بإشعار مدته 4 أسابيع لنهاية الشهر. ويبقى حق الإنهاء الفوري لسبب مهم قائماً.
12. المستندات وإرجاع البيانات
بعد انتهاء العلاقة التعاقدية نوفر للعميل المستندات التي قدمها والبيانات الإلكترونية المتوفرة للمحاسبة أو الرواتب المعنية بشكل مناسب، ما لم تمنع ذلك حقوق الحفظ أو الحبس القانونية.
13. الأحكام الختامية
يسري القانون الألماني. إذا كان الطرفان تاجرين، يكون الاختصاص القضائي في مقر MILA Buchhaltungsservice UG (مسؤولية محدودة). إذا كان أي حكم غير صالح كلياً أو جزئياً أو أصبح كذلك، لا تتأثر صلاحية الأحكام الأخرى.
Widerrufsbelehrung
Hinweis: Diese Widerrufsbelehrung gilt nur, wenn der Auftraggeber Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist und gesetzlich ein Widerrufsrecht besteht. Bei Verträgen zwischen Unternehmern besteht grundsätzlich kein gesetzliches Verbraucherwiderrufsrecht.
Widerrufsrecht
Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen.
Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses.
Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns, MILA Buchhaltungsservice UG (haftungsbeschränkt), Lockhauserstraße 166, 32052 Herford, Email: info@mila-buchhaltungsservice.de, Telefon: +49 5221 1714530, mittels einer eindeutigen Erklärung, zum Beispiel per Brief oder Email, über Ihren Entschluss informieren, diesen Vertrag zu widerrufen.
Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.
Folgen des Widerrufs
Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrages bei uns eingegangen ist.
Haben Sie verlangt, dass die Dienstleistungen während der Widerrufsfrist beginnen sollen, so haben Sie uns einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie uns von der Ausübung des Widerrufsrechts unterrichten, bereits erbrachten Dienstleistungen im Vergleich zum Gesamtumfang der im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen entspricht.
Muster-Widerrufsformular
Wenn Sie den Vertrag widerrufen wollen, können Sie das folgende Muster verwenden und an uns senden:
Hiermit widerrufe(n) ich/wir den von mir/uns abgeschlossenen Vertrag über die Erbringung der folgenden Dienstleistung: ______________________________
Bestellt am / Vertrag geschlossen am: ______________________________
Name des/der Verbraucher(s): ______________________________
Anschrift des/der Verbraucher(s): ______________________________
Datum und Unterschrift des/der Verbraucher(s) bei Mitteilung auf Papier: ______________________________
Right of Withdrawal
Notice: This withdrawal information applies only if the client is a consumer within the meaning of § 13 of the German Civil Code (BGB) and has a statutory right of withdrawal. In contracts between entrepreneurs, there is generally no statutory consumer right of withdrawal.
Right of withdrawal
You have the right to withdraw from this contract within fourteen days without giving any reason.
The withdrawal period is fourteen days from the date of conclusion of the contract.
To exercise your right of withdrawal, you must inform us, MILA Buchhaltungsservice UG (limited liability), Lockhauserstraße 166, 32052 Herford, Germany, Email: info@mila-buchhaltungsservice.de, Phone: +49 5221 1714530, by means of a clear statement, for example by letter or email, of your decision to withdraw from this contract.
To meet the withdrawal deadline, it is sufficient that you send the notification of exercising the right of withdrawal before the withdrawal period expires.
Consequences of withdrawal
If you withdraw from this contract, we will reimburse all payments received from you without undue delay and no later than fourteen days from the day on which we receive notification of your withdrawal from this contract.
If you requested that the services begin during the withdrawal period, you must pay us a reasonable amount corresponding to the proportion of the services already provided up to the time you inform us of exercising the right of withdrawal compared with the full scope of services provided for in the contract.
Model withdrawal form
If you wish to withdraw from the contract, you may use the following model and send it to us:
I/we hereby withdraw from the contract concluded by me/us for the provision of the following service: ______________________________
Ordered on / contract concluded on: ______________________________
Name of consumer(s): ______________________________
Address of consumer(s): ______________________________
Date and signature of consumer(s), if notified on paper: ______________________________
سياسة الإلغاء / حق التراجع
ملاحظة: تنطبق هذه التعليمات الخاصة بحق التراجع فقط إذا كان العميل مستهلكاً بالمعنى المقصود في المادة § 13 من القانون المدني الألماني (BGB) وكان له حق تراجع قانوني. في العقود بين الشركات أو أصحاب الأعمال لا يوجد عادةً حق تراجع قانوني للمستهلكين.
حق التراجع
لكم الحق في التراجع عن هذا العقد خلال أربعة عشر يوماً دون إبداء الأسباب.
مدة التراجع هي أربعة عشر يوماً من تاريخ إبرام العقد.
لممارسة حق التراجع يجب عليكم إبلاغنا، MILA Buchhaltungsservice UG (مسؤولية محدودة)، Lockhauserstraße 166، 32052 Herford، ألمانيا، البريد الإلكتروني: info@mila-buchhaltungsservice.de، الهاتف: +49 175 9504091، بتصريح واضح، مثل رسالة بريدية أو بريد إلكتروني، عن قراركم بالتراجع عن هذا العقد.
للالتزام بمدة التراجع يكفي إرسال إشعار ممارسة حق التراجع قبل انتهاء المهلة.
آثار التراجع
إذا تراجعتم عن هذا العقد، سنعيد إليكم جميع المدفوعات التي استلمناها منكم دون تأخير غير مبرر، وفي موعد أقصاه أربعة عشر يوماً من اليوم الذي وصلنا فيه إشعار التراجع عن هذا العقد.
إذا طلبتم بدء الخدمات خلال مدة التراجع، فيجب عليكم دفع مبلغ مناسب يعادل الجزء من الخدمات التي تم تقديمها حتى الوقت الذي أبلغتمونا فيه بممارسة حق التراجع مقارنةً بالنطاق الكامل للخدمات المنصوص عليها في العقد.
نموذج التراجع
إذا رغبتم في التراجع عن العقد، يمكنكم استخدام النموذج التالي وإرساله إلينا:
بموجب هذا أتراجع/نتراجع عن العقد المبرم من قبلي/قبلنا بشأن تقديم الخدمة التالية: ______________________________
تم الطلب في / تم إبرام العقد في: ______________________________
اسم المستهلك/المستهلكين: ______________________________
عنوان المستهلك/المستهلكين: ______________________________
التاريخ والتوقيع في حال الإبلاغ على الورق: ______________________________
